Quy chế gồm 12 Điều, trong đó, quy định một số quy trình về: Tăng trẻ em dưới 06 tuổi, giảm người tham gia trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình; hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia.
Đơn vị quản lý người tham gia tra cứu, tìm kiếm và hướng dẫn người tham gia tra cứu, tìm kiếm đúng mã số BHXH của người tham gia đã được cơ quan BHXH cấp; trường hợp tìm kiếm không thấy mã số BHXH của người tham gia (bao gồm cả người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam), hướng dẫn người tham gia kê khai đầy đủ thông tin vào Mẫu TK1-TS, phối hợp với cơ quan BHXH gửi hình ảnh hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia.
Cán bộ sổ, thẻ của BHXH tỉnh/huyện nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ giao dịch điện tử) thực hiện tra cứu, tìm kiếm mã số BHXH của người tham gia theo thông tin kê khai trên Mẫu TK1-TS với cơ sở dữ liệu hộ gia đình; trường hợp xác định chính xác thông tin người tham gia đã được cấp mã số BHXH trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình, thông báo và thống nhất mã số BHXH với người tham gia, đơn vị quản lý người tham gia;
Hoàn thiện quy trình quản lý cơ sở dữ liệu của người tham gia BHXH.
Trường hợp tra cứu, tìm kiếm thấy người tham gia có thông tin chưa đầy đủ, chính xác, thực hiện điều chỉnh thông tin người tham gia đã được cấp mã số BHXH trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình, điều chỉnh người tham gia về đúng hộ gia đình (nếu đang ở hộ gia đình khác), đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt điều chỉnh thông tin của của người tham gia (đính kèm hồ sơ);
Trường hợp xác định người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam chưa được kê khai trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin trên Mẫu TK1-TS vào phần mềm hộ gia đình, đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt mã số BHXH cho người nước ngoài (đính kèm hồ sơ); chuyển hồ sơ đã được hoàn thiện mã số BHXH (ghi mã số BHXH của người tham gia vào biểu mẫu) đến cán bộ thu thực hiện các nghiệp vụ phát sinh theo quy định.
Tổ kiểm soát nhận đề nghị phê duyệt từ cán bộ sổ, thẻ, kiểm soát việc tuân thủ quy trình thực hiện, hồ sơ đính kèm, thông tin của người tham gia và thành viên hộ gia đình được cập nhật vào phần mềm hộ gia đình; trường hợp thông tin người tham gia và các thành viên trong hộ gia đình đầy đủ, chính xác với hồ sơ kèm theo, tiến hành phê duyệt;
Trường hợp chưa thực hiện đầy đủ quy trình tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia, cập nhật, điều chỉnh thông tin người tham gia và các thành viên hộ gia đình không chính xác với hồ sơ kèm theo, thực hiện đúng quy định. Thời gian phê duyệt được thực hiện tối đa 03 giờ làm việc.
Về nguyên tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình: Trường hợp tìm kiếm thông tin chủ hộ gia đình, phạm vi tìm kiếm theo thứ tự ưu tiên là trên địa bàn cấp xã, địa bàn cấp huyện, địa bàn cấp tỉnh và trên toàn quốc. Tìm kiếm theo nguyên tắc họ tên, ngày, tháng, năm, sinh, CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ hoặc thông tin của các thành viên trong hộ gia đình để tìm kiếm chủ hộ gia đình.
Trường hợp tìm kiếm thông tin thành viên hộ gia đình, phạm vi tìm kiếm theo thứ tự ưu tiên: trong cùng hộ gia đình; trên địa bàn cấp xã, địa bàn cấp huyện, địa bàn cấp tỉnh và trên toàn quốc. Nguyên tắc tìm kiếm theo thứ tự theo Bộ Thông tin định danh trên toàn quốc; theo CMND/CCCD/Hộ chiếu trên toàn quốc; theo họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính trên toàn quốc; theo họ và tên, năm sinh mã tỉnh khai sinh/mã tỉnh hộ khẩu; theo họ và tên, năm sinh trên toàn quốc.
Danh mục hình ảnh giấy tờ đính kèm làm căn cứ cấp, hoàn thiện mã số BHXH bao gồm Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); giấy tờ khác.