Theo Hướng dẫn 06/HD-BTCTW ngày 11/10/2026 của Ban chấp hành Trung ương hướng dẫn một số nội dung về vị trí việc làm công chức, viên chức, bản mô tả công việc, khung năng lực và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan của Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội, theo đó cách thức tính, thẩm định và phê duyệt tỷ lệ ngạch công chức, viên chức được thực hiện qua 5 bước.
Phương pháp, cách thức tính, thẩm định và phê duyệt tỷ lệ ngạch viên chức, công chức
Bước 1: Xác định nhóm đơn vị từ chức năng chủ yếu, sản phẩm thường xuyên và trách nhiệm chuyên môn. Phân biệt vụ tham mưu chuyên sâu, chiến lược với vụ tổng hợp, quản trị nội bộ; một đề án quan trọng được giao theo thời điểm không làm thay đổi nhóm nếu chức năng chủ yếu không đổi.
Bước 2: Thống nhất tổng biên chế công chức được giao cho đúng đơn vị; liệt kê từng vị trí thuộc diện loại trừ khỏi mẫu số (nếu có) theo quy định được phê duyệt; ghi số còn lại làm mẫu số M. Không dùng số người có mặt hoặc số công chức đang giữ ngạch làm mẫu số thay biên chế được giao.
Bước 3: Đối với từng vị trí việc làm (VTVL) đã phê duyệt, ghi ngạch yêu cầu và số lượng biên chế bố trí theo VTVL. Tổng hợp theo ngạch, kể cả VTVL lãnh đạo, quản lý nằm trong phạm vi tính; không đếm trùng một người ở hai vị trí. Số lượng tối đa từng ngạch = M × tỷ lệ trần tương ứng; lấy phần nguyên nếu có số lẻ.
Bước 4: Xác định số lượng công chức bố trí theo ngạch không vượt trần, căn cứ nhiệm vụ, sản phẩm và yêu cầu năng lực; phân bổ phần còn lại ở ngạch phù hợp, bảo đảm tổng số lượng đúng M và tỷ lệ bằng 100%. Kiểm tra các vị trí được quy định ngạch cụ thể trước khi hoàn thiện phương án; nếu quy định về chức danh và giới hạn tỷ lệ xung đột thì báo cáo cấp có thẩm quyền, không tự xử lý bằng thay đổi số liệu.
Bước 5: Phân biệt cơ cấu VTVL đề xuất với ngạch công chức đang giữ. Lập phương án điều chỉnh, đào tạo, bố trí, chuyển tiếp; thẩm định, phê duyệt và rà soát lại khi tổ chức, nhiệm vụ hoặc biên chế thay đổi. (Thực hiện theo ví dụ minh họa và biểu mẫu tại Phụ lục 3, Phụ lục 4).
Cách tính tỷ lệ ngạch
Giả định một vụ tham mưu chuyên sâu ở Trung ương có 10 biên chế công chức thuộc mẫu số tính tỷ lệ đã được xác nhận (không có vị trí thuộc diện loại trừ). Theo mức trần đề xuất: chuyên viên cao cấp không quá 60%, tức tối đa 6; chuyên viên chính không quá 40%, tức tối đa 4. Một phương án có thể là 5 CVCC, 3 CVC, 2 CV nếu yêu cầu VTVL và tiêu chuẩn phù hợp; tổng 10, các tỷ lệ 50%, 30%, 20%. Không bắt buộc bố trí đủ 6 CVCC hoặc 4 CVC. Đây là số liệu giả định, không phải cơ cấu của vụ cụ thể.
Ví dụ thứ hai: đơn vị có mẫu số 11 và trần CVCC 30% thì số CVCC tối đa = phần nguyên của 11 × 30% = 3. Việc lựa chọn 0–3 biên chế bố trí ở ngạch phải dựa vào mô tả, năng lực và tính chất nhiệm vụ; phần còn lại được phân bổ theo trần của các ngạch khác và quy định về chức danh lãnh đạo, quản lý.
Đối với trường hợp phải loại trừ vị trí lãnh đạo khỏi mẫu số, cần lập bảng giải trình tổng biên chế giao, vị trí loại trừ, mẫu số và tổng số biên chế tính tỷ lệ; không dùng cùng một người ở cả phạm vi tính và loại trừ.
Mẫu biểu tổng hợp cơ cấu ngạch và chuyển tiếp
Phân bổ viên chức trong đơn vị sự nghiệp
1. Đơn vị sự nghiệp của Đảng, của Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội rà soát theo danh mục VTVL hiện có và các văn bản, quy định chuyên ngành của cấp có thẩm quyền; xây dựng bản mô tả, khung năng lực, khối lượng, tính chất công việc, sản phẩm, kết quả đạt được và yêu cầu năng lực tương ứng với bậc nghề nghiệp theo quy định tại Nghị định 232/2026/NĐ-CP. Đối với VTVL lãnh đạo, quản lý phải xác định nội dung, sản phẩm, năng lực quản lý và gắn với VTVL chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp. Không áp dụng tỷ lệ ngạch công chức cho viên chức.
2. Tỷ lệ viên chức theo bậc nghề nghiệp được áp dụng thực hiện tương tự theo Điều 10 Nghị định 232/2026/NĐ-CP (Tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm) và các văn bản khác có liên quan. Tỷ lệ viên chức theo bậc nghề nghiệp được tính trên biên chế được giao cho từng VTVL, bao gồm viên chức quản lý và không giữ chức vụ quản lý: VTVL sử dụng bậc cao nhất là bậc 5 thì bậc 5 không quá 30%, bậc thấp hơn gần nhất không quá 40%; VTVL sử dụng bậc cao nhất là bậc 4 thì bậc 4 không quá 40%; các bậc thấp hơn còn lại do đơn vị xác định. Trường hợp VTVL chỉ sử dụng hai bậc thì bậc cao hơn không quá 50%. Không áp dụng tỷ lệ đối với VTVL không xác định bậc hoặc chỉ có một bậc. Các đơn vị, trường hợp thuộc mục 3 phần Tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm được quyết định tỷ lệ khác theo yêu cầu hoạt động, khả năng tài chính và đúng thẩm quyền. Phần chưa đủ số lượng của một bậc không được tự cộng vào bậc thấp hơn. Việc điều chỉnh tỷ lệ do cơ quan, đơn vị có thẩm quyền phê duyệt VTVL thực hiện. Khi đồng thời thuộc trường hợp sử dụng hai bậc và trường hợp có bậc cao nhất là 4 hoặc 5, phải giải trình căn cứ áp dụng, trình cơ quan có thẩm quyền xác định; không tự cộng hoặc lựa chọn các mức trần để tăng số lượng. Rà soát danh mục, bố trí và chuyển tiếp theo quy định hiện hành; không quy đổi cơ học cấp độ theo bậc nghề nghiệp tương ứng.
Tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm
1. Tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm bao gồm viên chức quản lý và viên chức không giữ chức vụ quản lý.
2. Tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện như sau:
a) Trường hợp vị trí việc làm có bậc sử dụng cao nhất là bậc 5 thì tỷ lệ ở bậc 5 không vượt quá 30% tổng số biên chế viên chức được cấp có thẩm quyền giao cho vị trí việc làm đó.
Tỷ lệ ở bậc thấp hơn gần nhất với bậc 5 không vượt quá 40% tổng số biên chế viên chức được cấp có thẩm quyền giao cho vị trí việc làm đó.
Tỷ lệ ở các bậc thấp hơn còn lại là tỷ lệ còn lại ở vị trí việc làm đó do đơn vị sự nghiệp công lập xác định cụ thể.
b) Trường hợp vị trí việc làm có bậc sử dụng cao nhất là bậc 4 thì tỷ lệ ở bậc 4 không vượt quá 40% tổng số biên chế viên chức được cấp có thẩm quyền giao cho vị trí việc làm đó.
Tỷ lệ ở các bậc thấp hơn còn lại là tỷ lệ còn lại ở vị trí việc làm đó do đơn vị sự nghiệp công lập xác định cụ thể.
c) Trường hợp vị trí việc làm chỉ xác định sử dụng 2 bậc nghề nghiệp thì tỷ lệ ở bậc cao hơn không vượt quá 50% tổng số biên chế viên chức được cấp có thẩm quyền giao cho vị trí việc làm đó.
3. Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên; đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức khoa học và công nghệ công lập hoặc trường hợp khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành được quyết định vị trí việc làm thì đơn vị sự nghiệp công lập được quyết định tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm khác với tỷ lệ quy định tại mục 2 phần này phù hợp với yêu cầu hoạt động và khả năng tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập.
4. Tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm không áp dụng đối với những vị trí việc làm không xác định bậc hoặc chỉ có duy nhất một bậc.
5. Trường hợp chưa đủ số lượng theo tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm ở mỗi bậc thì số còn thiếu không được cộng vào bậc thấp hơn (liền kề hoặc không liền kề). Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền phê duyệt vị trí việc làm thực hiện việc điều chỉnh tỷ lệ viên chức bố trí theo bậc nghề nghiệp của vị trí việc làm phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ.
Hướng dẫn 06/HD-BTCTW
