Tính đến hết năm 2008, có 438 công ty sản xuất và cung ứng thuốc của nước ngoài đăng kí hoạt động tại Việt Nam (nguồn: Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế). Với hình thức phổ biến nhất là văn phòng đại diện. Trong khi các nhà sản xuất trong nước vừa làm sản xuất, vừa xây dựng hệ thống phân phối tốn kém, bán sản phẩm lòng vòng qua nhiều tầng nấc trung gian, thì các công ty sản xuất cung ứng đa quốc gia tham gia thị trường một cách bài bản.
Công ty nước ngoài xác định rõ chiến lược là xây dựng thương hiệu sản phẩm lâu dài, còn hoạt động phân phối giao cho nhà phân phối chuyên nghiệp đảm trách. Cũng có công ty sản xuất nước ngoài thiết lập các trung tâm phân phối cho riêng mình nhưng cũng đang dần dần chuyển giao sản phẩm cho công ty chuyên phân phối và tập trung đầu tư vào tiếp thị, bán hàng.
Các hoạt động hoạt động chính và mối liên kết các hoạt động tại các văn phòng đại diện, công ty dược phẩm nước ngoài thể hiện ở sơ đồ sau (xem sơ đồ cuối bài):
 Một cơ sở sản xuất dược phẩm của nước ngoài tại Việt Nam. |
Tiếp thị (marketing)
Các công ty dược phẩm nước ngoài xác định tiếp thị là hoạt động chiến lược và hoàn toàn khác với bộ phận bán hàng. Rất nhiều công ty dược phẩm trong nước đến nay vẫn nhầm lẫn bán hàng với tiếp thị. Công việc của bộ phận tiếp thị trong các doanh nghiệp nước ngoài là làm và triển khai kế hoạch marketing cho sản phẩm. Kế hoạch marketing được làm bài bản và được rà soát thường xuyên: từ khâu khảo sát thị trường tiềm năng thị trường, khuynh hướng sử dụng khách hàng, đối thủ cạnh tranh, định giá bán... đến các hoạt động tiếp thị lớn như: xây dựng đội ngũ chuyên gia ủng hộ (Key Opinion Leader Development) đến tung sản phẩm (Product Launch), quảng cáo, hội thảo khách hàng; các chương trình hỗ trợ bác sĩ, điều dưỡng, bệnh nhân... đến các công việc hỗ trợ bán hàng hàng ngày: thăm viếng khách hàng cung cấp tài liệu, vật phẩm quảng cáo cho đội ngũ bán hàng.
Ngoài ra, các Quản lý sản phẩm (Product Manager) thuộc bộ phận này còn chịu trách nhiệm làm dự báo bán hàng, phối hợp với bộ phận đặt hàng bảo đảm nguồn hàng đủ và ổn định. Ở một số công ty còn có bộ phận Phát triển kinh doanh (Business Development) làm nhiệm vụ phát triển các nhóm hàng mới, cơ hội kinh doanh mới cho công ty.
Bán hàng
Bộ phận bán hàng gồm các quản lý khu vực, nhóm thường gọi là Supervisor hoặc Area Manager, và các trình dược viên (Medical Representative) có trách nhiệm triển khai các chương trình marketing, nhằm đạt chỉ tiêu doanh số được chia cho từng khu vực. Các công việc chính của bộ phận bán hàng gồm: chia địa bàn và chỉ tiêu bán hàng; nhận và sử dụng đúng mục đích các vật phẩm quảng cáo từ Marketing; lên lịch gặp, thuyết phục khách hàng kê toa, đặt hàng; theo dõi thầu, và vận động các sản phẩm trúng thầu; đề xuất các hoạt động cho khách hàng và phối hợp với Marketing thực hiện như: hội thảo, tài trợ, hỗ trợ... khách hàng.
Cung ứng và hậu cần (Demand & Logistic)
Có nhiệm vụ rà soát phần dự báo bán hàng của bộ phận marketing, phê duyệt số liệu dự báo; theo dõi hàng tồn kho, cảnh báo hàng cận hạn sử dụng; đặt hàng với nhà máy và theo dõi hàng về, thông báo cho các bộ phận tiếp thị, bán hàng về lịch hàng về và hàng thực về, tuyển chọn nhà cung ứng, thầu hoặc đặt hàng... phối hợp với bộ phận quản lý chất lượng khi có sự cố chất lượng hàng nhập.
Y khoa (Medical)
Các công ty dược nước ngoài thường tuyển các bác sĩ vào làm việc tại bộ phận này với các công việc chính: cung cấp các tài liệu y khoa theo yêu cầu từ marketing và bán hàng; xét duyệt các tài liệu, vật phẩm quảng cáo, các tài trợ, việc tham gia và mời khách tham dự các hội nghị, hội thảo y khoa, và đạo đức kinh doanh; phối hợp với marketing trả lời khách hàng về các vấn đề y khoa liên quan đến sản phẩm; tiến hành và theo dõi các thử nghiệm lâm sàng; huấn luyện kiến thức y, dược.
Chất lượng (QM)
Có trách nhiệm kiểm tra chất lượng đầu vào, giải quyết và trả lời các thắc mắc về chất lượng, theo dõi tác dụng phụ và theo dõi giải quyết.
Quy pháp (Regulatory) và quan hệ công chúng (PR)
Thực hiện và theo dõi các đăng kí (Visa, Quota, Art work, leaflet...), phê duyệt các tài liệu, vật phẩm quảng cáo về mặt quy pháp, đại điện công ty tiếp xúc và phát ngôn với các cơ quan và công chúng.
Công nghệ thông tin (IT)
Bảo đảm an ninh và vận hành tốt mạng; bảo dưỡng và sửa các lỗi về hệ thống mạng; quản lý dữ liệu và các phần mềm; nhận và cung cấp các báo cáo theo yêu cầu...
Nhân sự (HR)
- Xây dựng chế độ tiền lương đảm bảo phù hợp với các quy định nhà nước và phù hợp với nguồn lực công ty, đồng thời mang tính thu hút nguồn nhân lực.
- Thực hiện các công việc hành chính: văn thư, bảo vệ, sửa chữa...
- Về huấn luyện, đào tạo: có các chương trình huấn luyện cho phù hợp cho từng cấp (nhân viên, quản lý các cấp...) và đối với nhân viên mới, cũng như nhân viên hiện hành.
- Về phát triển, nhân sự phê duyệt số lượng nhân viên các bộ phận, chịu trách nhiệm tuyển dụng và bổ nhiệm nhân sự, cũng như bồi dưỡng phát triển các lớp quản lý mới.
- Ở một số công ty còn có bộ phận tăng cường hiệu quả nhân viên bán hàng (Sales Force Effectiveness SFI) có trách nhiệm thiết kế và triển khai các chương trình: thưởng, khuyến khích... nhằm phát huy tối đa năng suất và khả năng của nhân viên bán hàng.
Tài chính
Đảm trách các công việc: rà soát và phê duyệt ngân sách hoạt động cho các kế hoạch ngắn, trung, dài hạn; chi trả và kiểm soát ngân sách chi cho các hoạt động theo kế hoạch đã duyệt; thu tiền và quản lý công nợ với nhà phân phối; báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm; đóng thuế và các khoản phải trả khác...
Bộ phận này cũng định kì thực hiện công tác kiểm toán nội bộ và đối với các hoạt động khác của công ty.
Quốc Túy - Văn Tiến