Những lo ngại về sức khoẻ
Tháng 1/2020, dịch viêm phổi cấp vẫn chưa được bàn tán nhiều trên các phương tiện truyền thông. Hội nghị quốc tế do công ty của Anh tổ chức tại khách sạn Grand Hyatt Singapore, nơi gặp gỡ của 109 đại biểu trong đó có 94 người đến từ các nước khác, đã vô tình trở thành nguồn phát tán virus đến nhiều nơi khác: một thị trấn trượt tuyết trên dãy Alpine ở Pháp, một quán rượu ở Anh và vài địa điểm ở Malaysia và Hàn Quốc.
Tháng 2/2020, Facebook thông báo huỷ hội nghị công nghệ F8 thường niên do mối lo coronavirus. Twitter cũng ngưng những chuyến công tác không thực sự cần thiết. Ngay cả Tổ chức Y tế Thế giới WHO cũng huỷ hội nghị thường niên trong bối cảnh số ca nhiễm virus ngày một tăng. Những cuộc họp hội tụ đủ các điều kiện cho sự lây nhiễm virus: các đại biểu tiếp xúc gần trong không gian kín, có điều hoà, có thể kéo dài vài ngày…
Trên 1,1 tỷ USD tổn thất do hủy bỏ hội nghị thông thường
Ước tính chi phí huỷ bỏ của hơn 10 hội nghị công nghệ lớn do dịch COVID-19 trong tháng 3/2020 đã vượt quá con số 1,1 tỷ USD. Chỉ tính riêng chi phí đi lại, lưu trú, ăn uống của 110.000 người tham dự Mobile World Congress 2019 tại Barcelona, số tiền chi tiêu ước tính khoảng 480 triệu USD; 350 triệu USD là số tiền 280,000 người tham gia đã chi tiêu cho sự kiện South by South West 2019 – đại hội của các ngành công nghiệp tương tác, phim ảnh được tổ chức hàng năm tại Austin, Texas.
Ở một góc nhìn khác, các hội nghị công nghệ khoa học lớn sẽ cần một đội ngũ hậu cần đi kèm. Như vậy việc huỷ bỏ các sự kiện sẽ kéo theo hệ luỵ hàng ngàn người sẽ bị giảm thu nhập (dịch vụ in ấn, dịch vụ tea break, tiệc khai mạc, bế mạc, thợ chụp ảnh, quay phim, ca sỹ, nhạc sỹ v.v). Theo số liệu của trang web ilostmygig.com thì hơn 4 triệu USD thu nhập từ các dịch vụ này. Số liệu không bao gồm lợi nhuận của các công ty tổ chức sự kiện, chi phí mua sắm và tham quan của người tham dự tại các cửa hàng và điểm du lịch địa phương, và các cơ hội kinh doanh ra đời từ việc networking tại các sự kiện đó.
Nền tảng trực tuyến góp phần giảm chi phí
Năm 2017, Intel đã huỷ bỏ hội thảo thường niên của diễn đàn Developer mặc dù hội thảo thu hút hàng ngàn người tham dự và đã tổ chức liên tục trong 20 năm. “3,000 người tham dự đều quan tâm đến một chủ đềvà 1000 người khác đến vì những mối quan tâm khác. Nếu công việc của một người là sản xuất hệ thống máy tính, liệu anh ta có thực sự quan tâm đến AI và xe hơi không người lái?” Jack Gold, chuyên gia phân tích Gold Associates nêu ý kiến.
Các hội thảo thường có nhiều hướng chủ đề mở để thu hút nhiều đối tượng tham gia và không đi quá chi tiết vào một chủ đề hẹp. Lý do của việc “stay broad” này là nếu có nhiều người tham dự BTC sẽ bán được nhiều vé hơn và giảm bớt các chi phí tổ chức tính trên đầu người (vd chi phí thuê hội trường, tổ chức tiệc…)
Cần nhìn nhận các sự kiện tương tác hội nghị hội thảo hiện nay như là một ngành dịch vụ. Ví dụ các hội nghị khoa học công nghệ, chỉ riêng phí tham dự đã tốn từ 200-4000 USD. Ngoài ra cần kể đến các khoản chi cho vé máy bay, lưu trú và việc trì hoãn các công việc khác. Số tiền không nhỏ và việc tham dự các sự kiện như thế này là gần như là bắt buộc. Bỏ lỡ một sự kiện thường niên đồng nghĩa với khả năng vuột mất cơ hội gặp gỡ đối tác và giảm nguồn thu hoặc tầm ảnh hưởng của tổ chức cá nhân. Đối với nhà nghiên cứu là khả năng tìm được các nguồn quỹ nghiên cứu, cơ hội hợp tác.
Hội nghị số - Giải pháp của thế kỷ 21
Như vậy lợi ích của Hội nghị số là gì? Những lợi ích nhãn tiền của hội thảo online có thể kể ra như: người tham dự không tốn chi phí đi lại, (và do đó) giảm ô nhiễm môi trường; chi phí tổ chức hội nghị thấp hơn do không thuê hội trường, tổ chức tiệc ăn uống, các hoạt động giải trí kèm theo. Ban tổ chức hội nghị có thể song song tổ chức nhiều hội thảo dành cho những nhóm nhỏ, chủ đề chuyên sâu hơn và đầu tư nhiều hơn về mặt nội dung chương trình. 86% người tham dự meeting online cho biết hiệu quả tương đương hoặc cao hơn so với các cuộc họp trực tiếp. Các bài phát biểu và thảo luận được phát sóng dạng live stream có tương tác trực tuyến và có thể ghi hình lại để lưu trữ. Một ưu điểm nổi bật của hình thức hội thảo số là người tham dự có thể tìm thấy nhóm cùng mối quan tâm dựa vào các thanh công cụ tìm kiếm. Có khá nhiều ưu điểm của loại hình hội nghị mới này, và việc chuyển đổi là trong tầm tay. Tuy nhiên có thể nói đại dịch COVID-19 chính là cú hích khiến các nhà tổ chức có động lực tổ chức các sự kiện thực tế ảo.
Sau đây là một số ghi nhận về trải nghiệm khi tham gia hội nghị SciCon của cộng đồng SETAC Châu Âu (Cộng đồng hóa học và chuyên ngành độc học môi trường) lần thứ 30 trên định dạng online từ ngày 3-7/5/2020. Theo kế hoạch thì thủ đô Dublin của Ireland sẽ là chủ nhà của SETAC Europe 2020. Từ tháng 2 khi tình hình dịch bệnh lan rộng tại châu Âu, BTC SETAC (và một số hội nghị chuyên ngành khác ở Châu Âu) đã quyết định go virtual. Meeting được BTC gọi vui là “hội nghị ảo huyền thoại của thế kỷ 21" (the legendary virtual meeting of 21stcentury).
Giao diện bắt mắt của hội nghị SETAC Scicon
Tất cả các bài báo cáo (poster và oral-slide) được chuẩn bị và gửi đến BTC trước ngày diễn ra hội nghị và lưu trữ theo các mục trên server của chương trình. Khi vào xem bài báo cáo hay poster thì bên góc màn hình đều có phần Q&A để người xem và tác giả trao đổi. Phần trình bày của keynote speaker sẽ là dạng live talks và người tham gia có thể đặt câu hỏi trực tiếp. Phần record sẽ được upload vài tiếng sau khi live talks kết thúc.
Giao diện của mục Poster, Live session, Lobby và Talks trong trang scicon.setac.org
Một tính năng vượt trội của hội thảo online đó là người sử dụng có thể tận dụng thanh tìm kiếm dữ liệu. Thông thường các hội nghị lớn sẽ có tầm 1000 poster, 500 bài báo cáo, các session diễn ra song song nên rất dễ bị bỏ sót những báo cáo mình quan tâm. Công cụ hỗ trợ tìm từ khoá của meeting online sẽ hỗ trợ người tham dự vấn đề này. Nếu có nhiều báo cáo diễn ra cùng lúc, người xem có thể truy cập trong khoảng thời gian 1 tháng sau khi hội nghị kết thúc.
Mục đích lớn nhất của các hội thảo, hội nghị khoa học là tạo diễn đàn trao đổi, tạo network và đưa ra những ý tưởng mới. Làm thế nào để rút ngắn được khoảng cách địa lý giữa những người tham dự và tăng hiệu quả của những cuộc thảo luận trao đổi sẽ là điểm mấu chốt để các hội thảo số thay thế được các hội thảo truyền thống. Quan sát cách thức BTC SETAC 2020 đã thực hiện, tác giả ghi nhận được khá nhiều ý tưởng thú vị và khả thi. Zoom café được duy trì mỗi ngày thay cho những khoảng thời gian tea break trong các hội thảo offline. Có phần đề xuất, tiến cử cho các báo cáo xuất sắc được thực hiện bằng hình thức voting, polling. Ngoài ra còn có phần tính điểm cho người tham gia tích cực (đặt câu hỏi, tham gia các buổi báo cáo, xem poster, tham gia training course, ghé thăm các quầy triển lãm của nhà tài trợ…). Người có điểm cao nhất sẽ được miễn phí tham dự hội thảo năm sau. Phần Chat room nơi người tham dự có thể tìm các nhóm có cùng mối quan tâm, hoặc tạo riêng các nhóm theo ý muốn (vd: Asian community, Microplastic, One Health). Ở mục “Lobby” sẽ có thanh công cụ tìm kiếm chuyên gia theo tên, nơi công tác và lĩnh vực nghiên cứu. Sinh viên có thể tìm đến các chuyên gia hoặc những doanh nghiệp để tư vấn những vấn đề quan tâm, có thể để lại câu hỏi, thông tin liên lạc nếu hiện tại người đó không online.
Liệu hội nghị số sẽ là xu hướng của các sự kiện quốc tế sau khi đại dịch kết thúc? Theo như dự đoán từ nay đến 2020, nội dung chiếm 80% băng thông internet sẽ là các video bao gồm video ghi hình trong các sự kiện hội thảo trực tuyến. Hiện nay khi các lệnh giãn cách xã hội và đóng cửa biên giới đang dần được dỡ bỏ, mọi người vẫn còn tâm lý e ngại và sẽ hạn chế sử dụng phương tiện công cộng cũng như di chuyển đến các thành phố lớn. Đây sẽ là yếu tố có lợi cho việc tiếp tục phát triển của hình thức sự kiện online.Ý nghĩ về khả năng tiếp cận hàng triệu người tham dự trên toàn thế giới mà không cần tất cả phải cùng có mặt tại một địa điểm thực sự rất hấp dẫn. Các công ty tổ chức sự kiện đã và đang nghiêm túc nhìn nhận thời cơ này. Việc chuyển đổi sang hình thức hội thảo online, dù số đông có ủng hộ hay không, vẫn sẽ là một điều tất yếu và đang cho thấy nhiều điểm ưu thế của một hình thức sự kiện tương tác trong tương lai.
