Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội vừa có tờ trình đề nghị UBND thành phố phê duyệt chủ trương thí điểm tái cấu trúc thủ tục đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất theo hướng cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình.
Theo tờ trình, nhóm thủ tục này hiện có số lượng hồ sơ phát sinh rất lớn, trung bình khoảng 312.000 hồ sơ mỗi năm, thuộc nhóm có tần suất giao dịch cao, tác động trực tiếp đến hoạt động vay vốn, sản xuất, kinh doanh và các giao dịch dân sự của người dân, doanh nghiệp.
Tuy nhiên, dù đã được đưa lên môi trường điện tử, các thủ tục đăng ký thế chấp đất đai hiện nay chưa thể thực hiện hoàn toàn trực tuyến. Nguyên nhân là người dân vẫn phải nộp “sổ đỏ” bản gốc để Văn phòng đăng ký đất đai xác nhận trực tiếp tình trạng bảo đảm trên giấy, đồng thời ký xác nhận vào phiếu yêu cầu đăng ký bản giấy. Yêu cầu này khiến quy trình giải quyết bị đứt đoạn, làm giảm hiệu quả thực chất của dịch vụ công trực tuyến.
Người dân đến làm thủ tục tại Trung tâm Phục vụ hành chính công trên địa bàn phường Đống Đa.
Theo phân tích của Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội, về bản chất pháp lý, thế chấp, xóa thế chấp là giao dịch dân sự nhằm bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trả nợ, được xác lập thông qua hợp đồng bảo đảm giữa các bên. Trong thời gian khoản vay còn hiệu lực, “sổ đỏ” thường được tổ chức tín dụng giữ, không lưu thông ngoài xã hội.
Do đó, việc xác nhận tình trạng thế chấp trực tiếp lên bản gốc “sổ đỏ” không mang ý nghĩa quyết định trong việc bảo vệ quan hệ dân sự, cũng không làm phát sinh thêm giá trị bảo vệ đối với bên thứ ba. Nguy cơ gian dối, nếu có, phụ thuộc vào công tác quản lý dữ liệu và kiểm soát giao dịch, chứ không nằm ở việc có hay không xác nhận trên giấy tờ bản gốc.
Từ phân tích trên, Trung tâm Phục vụ hành chính công đề xuất tái cấu trúc quy trình, cho phép người dân nộp hồ sơ hoàn toàn trực tuyến, sử dụng bản điện tử, hồ sơ ký số, đồng thời khai thác dữ liệu có sẵn trong cơ sở dữ liệu đất đai để thay thế yêu cầu nộp lại giấy tờ.
Phạm vi thí điểm gồm 5 thủ tục, như đăng ký thế chấp, đăng ký thay đổi, xóa đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; đăng ký, thay đổi, xóa thông báo xử lý tài sản bảo đảm; chuyển tiếp đăng ký thế chấp quyền tài sản phát sinh từ hợp đồng mua bán nhà ở.
Theo phương án đề xuất, người dân nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công, Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận và chuyển hồ sơ điện tử đến Văn phòng đăng ký đất đai để giải quyết. Cơ quan chuyên môn tra cứu, đối chiếu dữ liệu và thực hiện xác nhận trên hệ thống, thay vì xác nhận trên giấy như trước.
Kết quả giải quyết được cấp 100% bản điện tử, có thể cấp thêm bản giấy nếu người dân có nhu cầu. Toàn bộ tình trạng đăng ký biện pháp bảo đảm được cập nhật vào cơ sở dữ liệu đất đai.
Theo tính toán trong tờ trình, chi phí tuân thủ thủ tục hành chính đối với nhóm thủ tục này hiện vào khoảng 250 tỷ đồng mỗi năm. Khi thực hiện tái cấu trúc và cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình, chi phí này dự kiến giảm xuống còn khoảng 65 tỷ đồng mỗi năm.
Như vậy, mỗi năm có thể tiết kiệm khoảng 185,3 tỷ đồng, tương đương giảm 74% chi phí tuân thủ, chủ yếu nhờ cắt giảm giấy tờ, giảm thời gian đi lại và xử lý thủ công.
Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội đề xuất thí điểm trong 3 tháng, bắt đầu từ ngày 1/1/2026, trong khi chờ sửa đổi, hoàn thiện các quy định pháp luật có liên quan. Trên cơ sở kết quả thí điểm, thành phố sẽ đánh giá để xem xét nhân rộng trong thời gian tới.