Hồ sơ đăng ký thường trú gồm những gì?
Năm 2026, quy định về đăng ký thường trú đã có những bước cải tiến rất lớn hướng tới việc tinh giản giấy tờ nếu thông tin của bạn đã có sẵn trên hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Theo đó, các loại giấy tờ bắt buộc phải chuẩn bị tương ứng với từng trường hợp đăng ký thường trú.
Người dân đăng ký thường trú phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định. Ảnh minh họa: TL
Theo quy định của Luật Cư trú 2020 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số: 118/2025/QH15; Nghị định 154/2024/NĐ-CP và Thông tư 116/2026/TT-BCA, tùy từng trường hợp đăng ký thường trú các loại giấy tờ được quy định như sau:
1. Hồ sơ đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp thuộc quyền sở hữu của mình
- Tờ khai thay đổi thông tin cư trú;
- Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (Sổ đỏ/Sổ hồng); giấy phép xây dựng; hợp đồng mua bán nhà ở bàn giao từ chủ đầu tư...
Theo quy định mới, nếu thông tin về chỗ ở hợp pháp đã được cập nhật, liên thông trên Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc có thể khai thác trực tiếp từ tài khoản định danh điện tử VNeID, người đăng ký thường trú không bắt buộc phải nộp bản sao giấy tờ này.
2. Hồ sơ đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp không thuộc quyền sở hữu của mình khi được chủ hộ và chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp đó đồng ý (về ở cùng người thân: bố mẹ, vợ chồng, con cái...)
- Tờ khai thay đổi thông tin cư trú, trong đó ghi rõ ý kiến đồng ý cho đăng ký thường trú của chủ hộ, chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp hoặc người được ủy quyền, trừ trường hợp đã có ý kiến đồng ý bằng văn bản. Trường hợp người dưới 6 tuổi đăng ký thường trú về ở với cha, mẹ, người giám hộ thì Tờ khai thay đổi thông tin về cư trú không cần có ý kiến đồng ý cho đăng ký thường trú của chủ hộ, chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp hoặc người được ủy quyền;
- Giấy tờ, tài liệu chứng minh quan hệ nhân thân với chủ hộ, thành viên hộ gia đình, trừ trường hợp đã có thông tin thể hiện quan hệ này trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu về cư trú.
3. Hồ sơ đăng ký thường trú tại nhà thuê, mượn, ở nhờ
- Tờ khai thay đổi thông tin cư trú: Phải có ý kiến đồng ý của chủ hộ và chủ sở hữu nhà cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ.
- Hợp đồng cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ: Phải được công chứng hoặc chứng thực theo đúng quy định pháp luật.
- Giấy tờ chứng minh đủ điều kiện diện tích: Giấy tờ thể hiện diện tích nhà ở đang thuê/mượn hoặc văn bản xác nhận của UBND cấp xã về điều kiện diện tích bình quân bảo đảm hạn mức tối thiểu theo quy định của Hội đồng nhân dân tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương (ví dụ tại Hà Nội, hạn mức diện tích tối thiểu khi thuê nhà ở nội thành là 15m²/người).
4. Hồ sơ đăng ký thường trú tại cơ sở tín ngưỡng, cơ sở tôn giáo
- Chủ hộ tại chỗ ở hợp pháp trong cơ sở tín ngưỡng, cơ sở tôn giáo là người hoạt động tôn giáo được phong phẩm, bổ nhiệm, bầu cử, suy cử, thuyên chuyển đến hoạt động tôn giáo tại cơ sở tôn giáo hoặc người đại diện cơ sở tín ngưỡng, người được người đại diện hoặc ban quản lý cơ sở tín ngưỡng giao trực tiếp quản lý, tổ chức hoạt động tín ngưỡng tại cơ sở tín ngưỡng.
- Giấy tờ, tài liệu chứng minh là chức sắc, chức việc, nhà tu hành hoặc người khác hoạt động tôn giáo và được hoạt động tại cơ sở tôn giáo gồm một trong các giấy tờ sau: thông báo người được phong phẩm hoặc suy cử làm chức sắc; thông báo kết quả người được bổ nhiệm, bầu cử, suy cử làm chức việc; thông báo thuyên chuyển chức sắc, chức việc, nhà tu hành hoặc giấy tờ, tài liệu khác theo quy định của pháp luật về tín ngưỡng, tôn giáo.
- Giấy tờ, tài liệu chứng minh là người đại diện cơ sở tín ngưỡng là văn bản công nhận người đại diện cơ sở tín ngưỡng hoặc thành viên ban quản lý của Ủy ban nhân dân cấp xã.
5. Hồ sơ đăng ký thường trú tại cơ sở trợ giúp xã hội
- Văn bản của người đứng đầu cơ sở trợ giúp xã hội đề nghị đăng ký thường trú đối với người được chăm sóc, nuôi dưỡng, trợ giúp bao gồm các thông tin cơ bản của từng người: họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quê quán; dân tộc; tôn giáo; số định danh cá nhân; nghề nghiệp, nơi làm việc; nơi thường trú; nơi tạm trú.
- Giấy tờ, tài liệu xác nhận về việc chăm sóc, nuôi dưỡng, trợ giúp gồm một trong các giấy tờ sau: xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc nhận chăm sóc, nuôi dưỡng; quyết định tiếp nhận của người đứng đầu cơ sở trợ giúp xã hội; quyết định hỗ trợ của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc giấy tờ, tài liệu khác theo quy định của pháp luật.
- Chủ hộ tại cơ sở trợ giúp xã hội là cá nhân đang sinh sống tại cơ sở trợ giúp xã hội và do những người được chăm sóc, nuôi dưỡng, trợ giúp thống nhất đề cử. Trường hợp không thống nhất đề cử được chủ hộ thì chủ hộ là người được chăm sóc, nuôi dưỡng, trợ giúp do người đứng đầu cơ sở trợ giúp xã hội quyết định.
6. Đăng ký cư trú có yếu tố nước ngoài
- Người nước ngoài được nhập quốc tịch Việt Nam khi đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, khai báo thông tin về cư trú lần đầu phải có Quyết định của Chủ tịch nước về việc cho nhập quốc tịch Việt Nam. Người gốc Việt Nam được trở lại quốc tịch Việt Nam khi đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, khai báo thông tin về cư trú lần đầu sau khi được cho trở lại quốc tịch Việt Nam phải có Quyết định của Chủ tịch nước về việc cho trở lại quốc tịch Việt Nam trừ trường hợp đã khai thác được thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc tịch.
- Trường hợp người đăng ký tạm trú, khai báo thông tin về cư trú, thông báo lưu trú là người Việt Nam định cư ở nước ngoài còn quốc tịch Việt Nam thì hồ sơ, thủ tục đăng ký tạm trú, khai báo thông tin về cư trú, thông báo lưu trú thực hiện theo quy định tại Điều 19, Điều 28 và Điều 31 Luật Cư trú.
7. Đăng ký thường trú đối với người công tác, làm việc trong Công an nhân dân
Sĩ quan nghiệp vụ, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan chuyên môn kỹ thuật, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật, công nhân công an được đăng ký thường trú tại nơi đơn vị đóng quân cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Tờ khai thay đổi thông tin cư trú;
- Giấy giới thiệu của Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp ghi rõ nội dung để làm thủ tục đăng ký thường trú và đơn vị có chỗ ở cho cán bộ chiến sĩ (ký tên, đóng dấu).
Sĩ quan nghiệp vụ, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan chuyên môn kỹ thuật, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật, công nhân công an đã đăng ký thường trú theo quy định nêu trên mà chuyển đến chỗ ở hợp pháp mới ngoài đơn vị đóng quân và đủ điều kiện đăng ký thường trú thì có trách nhiệm đăng ký thường trú theo quy định Luật Cư trú và hướng dẫn tại Thông tư này. Hồ sơ đăng ký thường trú theo quy định tại Điều 21 Luật Cư trú kèm Giấy giới thiệu của Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp (ký tên và đóng dấu).