Công chứng trong xã hội là cần thiết để chứng minh cho cơ quan nào đó về sự thật của người nào đó trong khi tài liệu gốc chỉ có một và việc sử dụng tài liệu này lại cần nhiều bản. Thế nhưng hình như bấy nay chúng ta quá lạm dụng công chứng đến nỗi các phòng công chứng bị quá tải phải san bớt công việc về quận huyện, xã phường trong một số xác nhận sao y bản chính. San việc rồi mà dân vẫn vất vả phải đi lại khi nhiều văn bản không cần phải có cơ quan trung gian sao y bản chính ngoài việc người có trách nhiệm nhìn bản sao đối chiếu với bản chính và ký tên “đã kiểm tra” là đủ.
 Cán bộ hành chính có trách nhiệm, người dân sẽ đỡ bị “hành” rất nhiều. Ảnh: T.L |
Con trai tôi được các cô công an chỉ bảo tận tình. Đến lúc kiểm tra hộ khẩu mới thấy tên cháu là Tri trong khi bản khai là Trí. Cứ như người khác, nơi khác thì phải về sửa lại hộ khẩu cho đúng rồi đến, nghĩa là phải mất thêm một buổi xếp hàng nữa và chưa kể thời gian làm thủ tục sửa hộ khẩu. Chị công an ở đây tên Hảo (tôi không nhớ tên họ đầy đủ) nhẹ nhàng bảo cháu đem bản sao giấy khai sinh đến. Trời ơi, muốn có một bản sao giấy khai sinh phải đến UBND phường nhưng không phải phường lúc nào cũng sẵn sàng sao giấy khai sinh vì sao giấy tờ phải theo lịch. Nhiều khi đúng lịch nhưng lãnh đạo phường đi họp đột xuất không ai ký thì cứ việc chờ!
Hình như quá hiểu nỗi vất vả của dân nên chị Hảo bảo cháu về lấy bản chính và photocopy thêm một bản. Chị không phải là nhân viên công chứng, không phải cán bộ phường quận nhưng sau khi đối chiếu bản chính với bản photocopy, chị lưu lại bản photo và ghi trên đó “đã kiểm tra” rồi ký tên. Và cháu được lăn tay chụp ảnh cùng tờ giấy hẹn.
Việc tưởng nhỏ nhưng tiết kiệm cho dân rất nhiều thời gian. Lần đầu các cháu làm CMT cũng là lần đầu thành “người lớn”, lần đầu ý thức được trách nhiệm công dân lại gặp được những người như “cô Hảo công an” hẳn sẽ có ấn tượng đẹp trong buổi đầu đời.
Cách giải quyết của chị Hảo (và có thể là chủ trương cải cách hành chính của CAHN) gợi đến nhiều cách giải quyết tương tự trong một số “bản sao”:
- Giấy khai sinh là loại rất cần dùng chỉ cần photocopy và UBND phường sau khi đối chiếu bản chính sẽ chứng thực sao y lên đó mà Nhà nước không phải tốn kém in hàng loạt “bản sao giấy khai sinh” cũng như dân không phải điền nhiều bản rất mất thời gian và dễ nhầm. Mà photocopy chắc chắn bảo đảm chính xác hơn là việc điền vào “bản sao giấy khai sinh” in sẵn bởi vì lý do nào đó, người ta có thể sao nhiều bản và trong đó có một bản cố ý điền sai để lẫn vào.
- Trong nhiều trường hợp người nộp giấy tờ và người nhận giấy tờ trực tiếp gặp nhau thì người nhận giấy tờ đối chiếu bản chính với bản sao không cần cơ quan trung gian công chứng, chúng nhận để dân giảm bớt đi lại và tốn kém (như xin cho con vào lớp một chẳng hạn, cán bộ tuyển sinh đối chiếu bản chính và ký tên “đã kiểm tra” vào bản sao như chị Hảo đã làm).
- Trách nhiệm cán bộ thừa hành công vụ được khẳng định và dân bớt bị... hành là chính trong rất nhiều chuyện liên quan đến giấy tờ. Sự quá tải tại các phòng công chứng và UBND phường chắc chắn sẽ giảm. Nhân đây cũng nói đến chuyện “chứng nhận của phường” khi cán bộ phường “chứng nhận ông bà, anh chị trú tại...” có khi chẳng biết dân là ai ngoài việc xem sổ hộ khẩu vậy sao không thể photocopy sổ hộ khẩu cùng bản chính để cán bộ ở cơ quan nhận hồ sơ đối chiếu và xác nhận đã kiểm tra.
Nếu nhiều cơ quan có cách làm trên, chắc dân đỡ khổ. Tất nhiên, vẫn biết một số giấy tờ khác vẫn phải công chứng hay ra UBND phường quận xác nhận nhưng để dân đỡ khổ quan trọng hơn cả vẫn là trách nhiệm và tình yêu của cán bộ đối với công việc và đối với dân. Xin cảm ơn chị Hảo công an phòng cấp CMT tại phố Phạm Ngọc Thạch, cảm ơn Công an Hà Nội.
Lưu Thủy