Theo Nghị định, Bộ Công an là cơ quan chủ trì tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, bảo vệ và lưu trữ Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật. Bộ Tư pháp, Bộ Quốc phòng cùng các cơ quan, tổ chức liên quan có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và Nghị định.
Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, theo nguyên tắc mở
Nghị định nhấn mạnh việc xây dựng, bảo vệ và lưu trữ Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải tuân thủ các quy định của pháp luật về dữ liệu, giao dịch điện tử, tiếp cận thông tin, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân, chuyển đổi số và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan trong hệ thống chính trị.
Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp do Bộ Công an xây dựng, quản lý, vận hành, bảo vệ, lưu trữ.
Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được xây dựng tập trung, theo nguyên tắc mở, bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác hiệu quả, phù hợp với Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số, Khung kiến trúc dữ liệu quốc gia và các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan. Hệ thống phải đáp ứng yêu cầu về an ninh mạng, khả năng phục hồi sau sự cố và được đầu tư, nâng cấp theo các định mức kinh tế - kỹ thuật do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Một trong những nguyên tắc quan trọng được Nghị định đặt ra là dữ liệu lý lịch tư pháp đã có trong các cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ thì không thu thập lại. Mọi bản ghi dữ liệu đều phải được lưu vết quá trình truy cập, chỉnh sửa, cập nhật nhằm bảo đảm khả năng truy xuất lịch sử thay đổi và biến động dữ liệu.
Hoạt động xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bao gồm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và xử lý thông tin; lập lý lịch tư pháp; cập nhật thông tin mới; điều chỉnh dữ liệu của cá nhân trong hệ thống.
3 nhóm thông tin và kết nối tự động với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành
Theo Nghị định, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp gồm ba nhóm thông tin chính.
Thứ nhất là thông tin của cá nhân được lập lý lịch tư pháp. Trong đó, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu đối với trường hợp không có số định danh cá nhân được sử dụng làm dữ liệu gốc để kết nối, đối soát và đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Thứ hai là thông tin về án tích, tình trạng thi hành án và việc xóa án tích.
Thứ ba là thông tin về việc cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
Nghị định cũng yêu cầu hệ thống phải ghi nhận đầy đủ lịch sử cập nhật, điều chỉnh dữ liệu, bao gồm thời gian, nội dung và chủ thể thực hiện để phục vụ kiểm tra, đối soát, truy vết nguồn gốc dữ liệu, đồng thời bảo đảm tính toàn vẹn và minh bạch trong quản lý.
Về kết nối và chia sẻ dữ liệu, Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được liên thông với cơ sở dữ liệu tổng hợp quốc gia thông qua các nền tảng kết nối, chia sẻ dữ liệu tự động, bảo đảm đúng mục đích, đúng thẩm quyền và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Việc kết nối với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành là hoạt động bắt buộc, được thực hiện thông qua Nền tảng chia sẻ, điều phối dữ liệu quốc gia (NDOP), giao diện lập trình ứng dụng (API) hoặc đồng bộ dữ liệu tự động giữa hệ thống thông tin của các bộ, ngành với Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
