Tại sao công nghệ càng phát triển, nhiều người lại càng căng thẳng và áp lực hơn? Làm thế nào để có thể làm tốt công việc mà vẫn có thời gian dành cho gia đình hay cho chính bản thân mình? 12 nguyên tắc vàng sau đây sẽ giúp bạn kiểm soát căng thẳng và làm việc hiệu quả hơn.
1. Dọn dẹp lại văn phòng
Đây là điều đầu tiên bạn cần làm để giảm áp lực, mệt mỏi tại nơi làm việc. Hãy bắt đầu từ việc phân loại mọi giấy tờ lộn xộn trên bàn, trong ngăn kéo,… đâu là tài liệu đang làm, đâu là tài liệu tham khảo, cái nào cần làm gấp, cái nào có thể hoàn thành sau, đặt chúng vào các ô riêng, dán nhãn ghi chú.
Tiếp sau đó hãy dọn dẹp hòm thư của bạn, loại bỏ thư rác bằng các phần mềm lọc thư tốt. Lưu thư đang làm việc, thư sẽ làm vào các mục khác nhau và hoàn thành luôn các lá thư cần trả lời gấp.
Hãy chia nhóm các công việc của bạn thành 4 nhóm chính để xử lý: Phải làm ngay, Chuyển giao cho người khác, Sẽ làm trong ngày nhất định, Hủy bỏ.
2. Cần làm ngay
Các chuyên gia về quản lý thời gian đưa ra lời khuyên rằng: nếu bạn làm ngay những công việc có tính chất khẩn, ưu tiên, bạn sẽ tránh được các áp lực về thời hạn sau đó. Việc hôm nay chớ để ngày mai là một câu nói kinh điển luôn đúng trong quá trình giải quyết công việc. Chính việc trì hoãn là kẻ cắp thời gian của bạn. Martin Luther King từng nói: “Không bây giờ sẽ nhanh chóng biến thành không bao giờ”, bạn biết chứ?
3. Tạo hệ thống lưu trữ và tham khảo
Tại trại lính, người lính được huấn luyện cách tổ chức và sắp xếp ngăn nắp bởi nó giúp tiết kiệm thời gian tốt nhất. Bạn hãy tưởng tượng khi chuẩn bị cuộc họp với đối tác quan trọng bạn mới vội vàng tìm kiếm giấy tờ lưu trữ trong hàng đống hồ sơ bừa bộn, hoặc trong hàng trăm file ở máy tính!
Đừng bao giờ coi thường những việc nhỏ bé như phân loại giấy tờ, tài liệu, sắp xếp và lưu trữ ngăn nắp để luôn tìm thấy dễ dàng. Chúng đơn giản nhưng là điều cơ bản quyết định tốc độ đi đến thành công của chính bạn.
4. Tạo thói quen
Để quản lý thời gian của mình bạn cần biết ta đang “tiêu dùng” thời gian như thế nào, đã lãng phí bao nhiêu vào những hoạt động nào. Hãy ghi chép trung thực lại giờ giấc và hoạt động của cá nhân trong 2 tuần liên tiếp, từ đó bạn biết mình đã sử dụng thời gian hợp lý chưa và điều chỉnh lại bằng thời gian biểu mới.
Quy luật quản lý thời gian Parkinson nói: Công việc luôn tự mở rộng để chiếm đủ thời gian sẵn có mà bạn đã phân bổ. Do đó nếu bạn hạn chế thời gian làm công việc cụ thể từ trước, bạn sẽ nỗ lực hoàn thành nó đúng hạn định. Nếu bạn cứ dây dưa nhiều ngày, bạn sẽ nhận thấy sao làm mãi mà vẫn chưa xong. Do đó, hãy tuân thủ thời gian biểu đã lập ra.
5. Lập kế hoạch
Để giải quyết tốt công việc, bạn cần phân loại và lập bảng kế hoạch ngày, kế hoạch tuần, kế hoạch tháng, kế hoạch năm, kế hoạch thực thi, kế hoạch chiến lược, đặt mục tiêu công việc. Nhiều người cho rằng thế thì mất quá nhiều thời gian. Trên thực tế, những người thành công là những người biết lên mục tiêu và kế hoạch cho mình hiệu quả. Bản kế hoạch tốt tỉ lệ thuận với mức độ thành công.
6. Xử lý thư điện tử
Hãy kiểm soát những gì bạn nhận được từ internet. Đừng gửi quá nhiều thư điện tử, càng gửi nhiều, bạn càng nhận được nhiều, và bạn ngập trong hòm thư điện tử trong khi còn hàng đống việc khác nữa cần giải quyết.
Tốt nhất là hãy tắt thông báo thư điện tử vì chúng làm bạn sao nhãng và tăng thời gian đọc mail. Để trả lời tự động và đọc mail vào khung giờ nhất định thay vì kiểm tra thư liên tục. Phân loại thư mỗi khi nhận được để tiện cho quá trình xử lý công việc.
7. Kiên trì
Sau khi lập kế hoạch và phân loại việc rõ ràng, ban đầu bạn sẽ cảm thấy khó khăn, hãy kiên trì thực hiện. Sức mạnh chủ yếu của người thành công nằm ở tính kiên trì, bền bỉ. Thói quen tốt luôn có được từ sự kiên trì. Ngay cả khi bạn thấy khó chịu, bứt rứt, không thích làm điều đang làm, hãy sáng tạo và cải thiện nó để bạn cảm thấy thoải mái và đạt kết quả tốt hơn, đừng từ bỏ.
8. Đầu tư cho chất lượng
Khi đã có kế hoạch và phân mục công việc rõ ràng, hãy tập trung cho công việc mình đảm nhận trong thời gian đã lập. Đừng nghĩ sang công việc hôm sau khi đang làm việc hôm nay, đừng nghĩ về dự án B khi đang trong thời gian biểu làm việc về dự án A. Dù làm việc gì, khi đang làm hãy làm việc tròn vẹn và hết mình.
9. Linh hoạt
Nguyên tắc làm ngay những việc cần làm luôn giúp bạn xử lý dứt điểm tình trạng tồn đọng việc. Vì thế hãy thực hiện chúng thật linh hoạt: tận dụng các phương tiện di động thông minh, tranh thủ khi đang ngồi chờ cuộc họp,… Sử dụng các công cụ hỗ trợ để xử lý việc nhanh và tiện lợi như máy ghi âm, điện thoại smart phone, phần mềm, máy tính bảng.
10. Giao việc
Công việc sẽ trở nên quá tải nếu bạn cứ khư khư ôm tất mọi thứ về mình. Hãy biết rõ mình có khả năng làm tốt việc nào và có thể chuyển giao việc bất khả thi cho phòng ban hoặc đồng nghiệp nào khác. Điều này giúp hiệu quả công việc chung được đảm bảo và bạn không phí phạm thời gian để hoàn thành việc của mình.
11. Họp ban
Họp là việc không thể thiếu của một tổ chức. Tùy mức độ và tính chất công việc, nhóm có thể họp trực tiếp, họp online, họp qua skype,… Nhưng hãy đảm bảo mọi người đều đã suy nghĩ và tìm hiểu phương án trước cuộc họp, tiết kiệm tối đa thời gian họp. Có thể chọn việc lập facebook nhóm hoặc gmail nhóm nhằm giúp thay thế, hạn chế các cuộc họp có tính chất không thực sự quan trọng. Tuy nhiên nếu đã họp, hãy chuẩn bị tốt và tiến hành nghiêm túc, hiệu quả.
12. Duy trì
Có nhiều người phàn nàn không hiểu tại sao đã sắp xếp, hoạch định lại mọi thứ mà chúng vẫn tiếp tục trở nên lộn xộn. Vấn đề là bạn có nghiêm túc thực hiện một cách đều đặn hay không. Bạn có đang tạo ra những lý do, những trường hợp ngoại lệ để viện cớ cho những thói quen cũ quay về hay không? Duy trì là một phần của thành công trong quản lý công việc khoa học. Đó là cửa ải cuối cùng bạn cần vượt qua. Hãy nhớ rằng khi đã trở thành thói quen, bạn sẽ làm việc nhanh chóng, nhẹ nhàng và hiệu quả đến không ngờ.
