Bí quyết thành công và lý do thất bại

Trong các bệnh viện hiện nay, mỗi tuần có hàng chục cuộc họp, hội ý, hội thảo, họp mặt; thông qua đó công việc bệnh viện được quán triệt và thực thi. Hội họp cũng gây tốn kém thời giờ, tiền bạc, mối quan tâm lo lắng. Vậy quản lý như thế nào? Hội họp nào cần phải có, nên có? Hội họp nào phải hủy bỏ và nên tránh? Hội họp nào cần thuê công ty tổ chức sự kiện, công ty biểu diễn, thuê đạo diễn, thuê MC? Hội họp ở tầm quốc gia, tầm khu vực, toàn bệnh viện hay chỉ ở khoa phòng? Bí quyết thành công là ở đâu?

Sự cần thiết của hội họp

Trong hội họp, những vướng mắc, những vấn đề được tìm thấy thông qua thảo luận nhóm và lấy ý kiến các cá nhân; có thể tìm thấy tiếng nói đồng thuận đa số và cũng có thể tìm thấy sự phản biện thuyết phục.

 Các chức năng chính của cuộc họp là bàn bạc để phát hiện vấn đề và quyết định một vấn đề; bàn bạc để tìm ra một giải pháp và phân công nhiệm vụ cho các thành viên thực thi; để quán triệt nội dung nghị quyết và thúc đẩy mọi người đồng thuận trong hoạt động; cho phép các cá nhân và tập thể tham dự vào quá trình ra quyết định của lãnh đạo; dàn xếp và tranh luận giữa các cá nhân, giữa các nhóm để đi đến đồng thuận; thỏa mãn nhu cầu gặp gỡ của các đồng nghiệp trong và ngoài cơ quan.

Các bước chuẩn bị

Động não: Để tổ chức hội nghị, người chủ trì cần thiết phải tìm ra mục đích chính của hội nghị để làm gì, giải quyết vấn đề gì và giải quyết như thế nào? Để xác định mục đích, cần phải xem xét các mục tiêu và kết quả mong đợi. Mỗi mục tiêu có nội dung cụ thể. Nếu cảm thấy mục đích hội nghị chưa rõ ràng, các mục tiêu không cụ thể và thiếu khả thi có nghĩa là cuộc họp sẽ là vô bổ, không nên triệu tập; có thể sử dụng điện thoại, trao đổi email hay gặp gỡ trực tiếp thì sẽ có hiệu quả hơn.

Lập kế hoạch: Nói rõ các mục đích cần đạt được và các mục tiêu cụ thể. Lên một chương trình nghị sự cho cuộc họp, gồm có: các nội dung báo cáo, các nội dung thảo luận, thời gian tổ chức cuộc họp, địa điểm tổ chức cuộc họp, danh sách những người tham dự và khách mời, quy mô cuộc họp. Sau khi có được kế hoạch của cuộc hội họp, gửi trước chương trình cho những người quan trọng tham dự để họ đóng góp ý kiến và có thể mở một cuộc họp trù bị để hoạch định ý tưởng tổ chức hội họp. Hoàn thiện bảng phân công nhiệm vụ cụ thể, ban, người, thời gian, chất lượng... bằng văn bản.

Quy mô: Như đã trình bày, cuộc họp của bệnh viện có thể quy mô từ 3 - 6 người cho đến những cuộc hội họp hàng nghìn người. Cho dù cuộc họp chỉ có 2 người cho tới dưới 10 người cũng cần thiết phải có sự động não lên chương trình và chủ trì một cách nghiêm túc và đầy đủ.

Địa điểm tổ chức: Chỗ ngồi trong hội nghị cũng cần thiết phải nghiên cứu kỹ càng. Ngồi song hàng, gần gũi, có thể ngồi đối diện khi tranh luận một vấn đề gì đó, ngồi theo bàn họp hội đồng, ngồi theo phương pháp đoàn đại biểu để đàm phán, ngồi chữ U, chữ V, ngồi theo kiểu hội trường giảng dạy hoặc ngồi ở ngoài trời tự do... Cần thiết phải kiến tạo chỗ ngồi theo đúng với quy mô của một hội nghị, tránh thừa chỗ, gây loãng vấn đề; tránh chen chúc, lộn xộn..., cuộc họp khó thành công.

Cách thức tổ chức

Giấy mời: Trong giấy mời, tốt nhất là có thư ngỏ nêu rõ ý tưởng tổ chức hội nghị, lý do, mục đích và những kết quả trông đợi. Tùy theo qui mô có thể gửi sớm, nhưng nên trước 7 - 10 ngày. Trong giấy mời cần ghi rõ thời gian, địa điểm, chương trình nghị sự, người chủ trì và những người thư ký giúp việc; Chương trình vệ tinh trong hội nghị cũng cần ghi rõ trong giấy mời...

Ban nhân sự chuẩn bị: Những người giúp việc trong hội nghị rất quan trọng, nhìn chung được chia thành 4 ban: Ban Nội dung chương trình, Ban Lễ tân, Ban Tài chính, Ban Hậu cần. Các ban đó cần có trưởng ban và những người giúp việc. Mỗi một ban cần được ghi danh, xác định chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc để tránh chồng chéo và bỏ sót những công việc chuẩn bị cần thiết. Tài liệu cần thiết phải có đầy đủ chương trình nghị sự, các tài liệu diễn giải và các tài liệu hướng dẫn. Các chương trình vệ tinh như tham quan du lịch, báo cáo bổ sung cũng góp phần làm cho hội nghị thêm phong phú. Hội họp là tốn kém, cần có dự toán trước “tùy tiền, biện lễ”.

Thực thi chương trình hội nghị: Mở đầu theo thông lệ, các báo cáo chính có thể được trình bày ở hội nghị toàn thể hoặc ở những hội nghị lớn thì chia thành các hội trường để cho nhiều người có thể trình bày ý kiến của mình. Nhìn chung, những ý kiến quan trọng để hoạch định thời gian từ 20 - 30 phút, những bài phát biểu bình thường là 15 phút (có thể là 10 phút), các ý kiến bình luận và hỏi từ 3 - 5 phút.

Người dẫn chương trình hội nghị: Nhiều hội nghị quốc tế lớn phải thuê người dẫn chương trình chuyên nghiệp với cát-sê rất cao. Còn lại thường là sử dụng những người dẫn chương trình bán chuyên nghiệp. Tuy nhiên, cũng phải lựa chọn cẩn thận vì người dẫn chương trình sẽ giúp kiểm soát thời gian, không gian và làm chủ chương trình theo đúng ý nghĩa MC (Master of Conference). Tiêu chí để chọn người dẫn chương trình là: thông minh, chân thành, lưu loát, hóm hỉnh và sáng tạo, tôn trọng khán giả, đạt được chân - thiện - mỹ và có phong cách.

 Người chủ tọa hội nghị cần thiết phải mời những người có uy tín, có tư cách đạo đức tốt, có kiến thức chuyên sâu và có kỹ năng điều chỉnh hội nghị tốt. Chủ tọa không được nói nhiều mà chủ yếu là gợi mở để mọi người cùng tham gia, động viên mọi người hoàn thành chương trình và tóm tắt kết luận những vấn đề của hội nghị. Đồng thời phải có nghệ thuật để đấu tranh chống lại những người gây rối, những người cướp diễn đàn, những người ba hoa, những người lợi dụng diễn đàn vì những chủ ý riêng.

Những người tham gia hội nghị cần thiết phải nghiên cứu tài liệu trước, sẵn sàng học hỏi những điều trong hội nghị và thực thi những nghị quyết của hội nghị. Người tham gia hội nghị không nên thụ động nghe, ghi chép mà cần chủ động thảo luận, đặt câu hỏi và đóng góp những chính kiến của mình.

Đánh giá hội nghị, sau mỗi hội nghị nên đưa ra một phiếu thăm dò hội nghị về nội dung, chương trình, cách thức tổ chức, sự tham gia của các thành viên và chất lượng dịch vụ phục vụ hội nghị. Có thể tổng hợp nhanh hoặc sau 1 tuần gửi báo cáo đánh giá tới các thành viên chính của hội nghị.

PGS.TS. Đoàn Hữu Nghị

(Giám đốc Bệnh viện E TW)