Tuy nhiên, các hòm thư vẫn còn đó, với những nét đặc thù rất riêng, chậm rãi và chân tình...
Với đặc trưng là dùng giấy, bút, mực... và đặc biệt là những dòng chữ trên đó là nơi chất chứa nỗi niềm vui, buồn, bực, bức xúc… vô cùng chân thực mà thông thường thì người viết phải có những cảm xúc ở mức cao hơn là gửi các phản ánh hay gọi điện cho đường dây nóng y tế. Cho nên, xét ở một góc độ nào đó, ý nghĩa từ những bức thư ở hòm thư góp ý là rất lớn.
Chiều thứ 5 hàng tuần, đại diện các phòng ban chức năng đi thu thư góp ý từ hòm thư.
Tại các cơ sở y tế nói chung và Bệnh viện Xanh Pôn nói riêng, hòm thư góp ý vẫn là một kênh tiếp nhận thông tin quan trọng và cần thiết để xem xét khen thưởng, chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc và tinh thần phục vụ nhân dân của công chức, viên chức, người lao động tại các cơ sở y tế.
Hòm thư góp ý luôn được đặt ở các vị trí thuận lợi và đông người qua lại.
Sau 2 năm triển khai Thông tư 25/2015/TT-BYT của Bộ Y tế về Qui định hòm thư góp ý tại các cơ sở y tế, hiện Bệnh viện Xanh Pôn có khoảng 25 - 30 hòm thư góp ý, được bố trí tại các khoa lâm sàng, các vị trí khám bệnh, chỗ đông người qua lại và tại mỗi hòm thư này đều có để sẵn giấy (theo mẫu), bút để thuận tiện cho bệnh nhân tham gia góp ý. Theo qui trình, định kỳ vào chiều thứ 5 hàng tuần, hòm thư sẽ được mở công khai với sự tham gia của đại diện các phòng ban chức năng (TCCB, Quản Lý chất lượng, Công tác xã hội, Thanh tra nhân dân). Khi tiếp nhận thư góp ý, những người tham gia mở hòm thư góp ý phải cam kết bằng văn bản không tiết lộ nội dung thư góp ý, tập hợp thư góp ý vào phong bì và ký niêm phong chuyển cho bộ phận xử lý theo thẩm quyền.
Chuyên viên Phòng Quản lý chất lượng đang thống kê, tập hợp các thư góp ý để quản lý và báo cáo Ban giám đốc.
Các thư góp ý sẽ được Ban giám đốc phê duyệt và phân về các ban chức năng, chẳng hạn các thư khen chê sẽ chuyển về Phòng Tổ chức cán bộ, các ý kiến góp ý về nâng cao chất lượng KCB được chuyển sẽ Phòng Quản lý chất lượng…
Thư cảm ơn được đăng trên Bảng thông tin Bệnh viện.
Theo anh Uông Thanh Tùng - Trưởng phòng Quản lý chất lượng, Bệnh viện Xanh Pôn, đa phần những ý kiến đóng góp qua hòm thư chủ yếu là bày tỏ sự cảm ơn, cũng có những kiến nghị sâu sắc, còn những vấn đề bức xúc đột ngột hay không hài lòng, thường người dân sẽ phản ánh qua các kênh như đường dây nóng hoặc phản ánh trực tiếp với Ban lãnh đạo. Tuy nhiên, các thông tin từ hòm thư góp ý vẫn rất quan trọng và cần thiết vì đây là một trong các căn cứ để xem xét khen thưởng, chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc và tinh thần phục vụ nhân dân của công chức, viên chức, người lao động tại các cơ sở y tế. Thời gian tới, Bệnh viện sẽ tiếp tục bố trí thêm một số nơi đặt hòm thư góp ý và để thuận lợi hơn, khuyến khích người dân tham gia đóng góp ý kiến, Bệnh viện đã có kế hoạch cấp giấy (theo mẫu) và bút vào tận giường bệnh để phục vụ bệnh nhân.